PowerPoint è un ottimo strumento di presentazione che, se usato nel modo giusto, può essere un valido aiuto visivo per gli oratori professionisti.
Tuttavia, per colpa di presentatori inesperti che non hanno alcun occhio per il design, e marketing, spesso nascono presentazioni inguardabile o di pessimo gusto ed effetto. Triste a dirsi, il mondo degli affari pullula di mediocri che non sanno rendere giustizia al potenziale di PowerPoint come ottimo strumento di progettazione.
La Regola di Kawasaki
Fortunatamente, ci sono persone come l’evangelista capo di Canva, Guy Kawasaki, che insegna come fare una buona presentazione in PowerPoint.
Kawasaki sostiene la Regola 10-20-30 di PowerPoint, che si basa sull’idea che una presentazione “dovrebbe avere dieci diapositive, durare non più di venti minuti e non contenere caratteri più piccoli di trenta punti“. Anche se Kawasaki inizialmente intendeva che fosse per gli imprenditori e gli imprenditori in fase di avvio, questo principio si applica a tutti i tipi di presentazioni. Seguendo questa guida, puoi evitare errori di progettazione di base e in definitiva distinguerti dal vasto mare di presentazioni poco brillanti.
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Perché la regola del 10-20-30 è ancora rilevante oggi
La Regola 10-20-30 di Kawasaki ha ormai più di un decennio – il che, siamo tutti d’accordo, è molto tempo perché una regola duri con i cambiamenti costant che la tecnologia fa. Sebbene PowerPoint sia ancora il software di progettazione di presentazioni più riconoscibile nella storia recente, non è più l’unico. Sono emersi numerosi concorrenti e tutti hanno qualcosa di particolare da offrire. A parte questo, anche il modo in cui le persone usano PowerPoint è cambiato nel tempo. Ciò che è stato prezioso dieci anni fa potrebbe non essere così importante oggi.
Ora, questo pone la domanda: “La regola del 10-20-30 si applica ancora?” La risposta a questa domanda è breve e chiara: SÌ. Ecco perché.
1. Gli oratori continuano a raggruppare diverse idee in un unico concetto
Penseresti che molto sia cambiato in un decennio. Bene, nel caso del design delle diapositive, nulla è migliorato. Non fraintendere: nel corso degli anni sono emerse agenzie specializzate nella progettazione di presentazioni e hanno davvero elevato il panorama. Sono i singoli presentatori che non hanno sfruttato al massimo l’uso di PowerPoint e fanno ancora gli stessi errori.
Nonostante i professionisti lo sconsiglio vivamente, alcuni presentatori continuano a raggruppare più idee in un unica slide. Non si preoccupano nemmeno di filtrare le cose inutili e mantenere solo i punti cruciali.
Quando Kawasaki ha proposto per la prima volta la Regola 10-20-30, ha anche suggerito dieci argomenti per le dieci diapositive: il problema, la soluzione, il modello di business, la tecnologia di base, le vendite e il marketing, la concorrenza, il team, le proiezioni e le pietre miliari, stato e sequenza temporale, riepilogo e invito all’azione.
Quindi, invece di riempire ogni diapositiva con testo non necessario, perché non provare a identificare prima i punti salienti e poi fare un riassunto basato su di essi? Usa meno testo possibile per evitare di schiacciare il tuo pubblico con una raffica di informazioni e concetti. Se una diapositiva non è necessaria, eliminala. Ricorda, sei la star della tua presentazione, non il un libro da leggere. Assicurati che tutta l’attenzione rimanga sempre su di te.
2. La durata dell’attenzione delle persone si sta riducendo
Siamo nell’era dei social media, i contenuti migliori sono brevi e veloci e le persone apprezzano le cose che non richiedono molto tempo. Gli intervalli di attenzione sono diventati relativamente più brevi, al punto che le persone stanno diventando più impazienti e in attesa – una combinazione che è difficile da soddisfare. Questo è il motivo per cui quando offri una presentazione, dovresti sempre tenere conto del tempo e del livello di interesse del tuo pubblico. Anche se ti viene data un’ora per presentare, preparati per un discorso che non dura più di venti minuti. È possibile utilizzare il tempo extra per l’installazione dell’attrezzatura o per tenere una sessione di domande e risposte.
“Ma ho qualcosa di estremamente importante da dire!”, Potresti obiettare. Bene, questo non ti dà alcun motivo per andare oltre il periodo di tempo suggerito. Guarda, ad esempio, gli speach TED di fama mondiale. I relatori dovrebbero tenere i loro discorsi in diciotto minuti o meno, e questo non li impedisce di comunicare idee brillanti che vale la pena condividere. Se hai un limite di tempo imposto, sarai costretto a modificare meticolosamente il tuo discorso fino a quando non sarà strettamente necessario. Riduci tutte le cose inutili in modo da poter mettere in evidenza gli elementi essenziali.
3. La leggibilità è un fattore cruciale che viene ancora messo da parte
La regola numero uno delle presentazioni è semplice: il pubblico è il capo.
Ovunque tu sia nel processo di presentazione, dovresti sempre mettere il pubblico in primo piano nella tua mente. Ad esempio, ciò che vedono le persone in prima fila dovrebbe essere visto chiaramente anche da quelli in ultima fila.
Ottimizza la dimensione del carattere del testo per soddisfare tutti i tuoi spettatori. Quando vedi persone strizzare gli occhi sulla diapositiva, fai capire che qualcosa non va.
Un altro motivo per cui la regola del carattere a trenta punti dovrebbe essere ancora rafforzata oggi è che ti incoraggia a limitare il numero di parole che puoi inserire in ogni diapositiva. Per quanto possibile, non sovraccaricare le diapositive con le informazioni. Ricorda che il tuo obiettivo non è quello di bombardare il tuo pubblico con idee ma di presentarne alcune che possano cambiare la loro vita in meglio.
La regola 10-20-30 è assoluta?
Kawasaki non intendeva che la Regola del 10-20-30 venisse seguita religiosamente da tutti i presentatori aziendali. Invece, lo ha impostato come linea guida per le persone che vogliono migliorare le proprie presentazioni per il lancio di startup e, di conseguenza, le loro presentazioni. Resta il fatto che ogni situazione è unica, quindi non esiste una regola rigida che si applica a tutti.
Invece di chiedere quante diapositive dovresti avere, chiedi quante ne hai bisogno. Inoltre, invece di seguire la regola dei venti minuti, perché non applicare la regola di un terzo, che suggerisce che la durata del tuo discorso dovrebbe essere un terzo del tempo che ti viene dato?
Questa è, dopotutto, l’idea originale proposta da Kawasaki. Infine, puoi piegare la regola del carattere a trenta punti senza infrangerla. È solo la dimensione minima del carattere consigliata, quindi puoi aumentare al diminuire del numero di parole che usi per diapositiva. In definitiva, dovresti considerare le esigenze del tuo pubblico invece di saltare senza pensare sul carrozzone. Ciò che funziona per uno potrebbe non funzionare sempre per te.
Dodici anni dopo e la regola del 10-20-30 di Kawasaki è ancora più efficace che mai. Se ogni presentatore applica queste tre linee guida senza tempo, il panorama del design della presentazione sarà infinitamente migliore.
